1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w GALAKTYKA Sp. z o.o., ul. Gen. Lucjana Żeligowskiego 35/37, 90-644 Łódź, KRS 0000126597, REGON 470652550, NIP 7260004375, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy KRS, kapitał zakładowy: 50 000,00 zł. (dalej jako Jednostka).
Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
2. Polityka zawiera:
a) opis zasad ochrony danych obowiązujących w Jednostce;
3. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Jednostka i:
(i) osoba wyznaczona do zapewnienia zgodności z ochroną danych osobowych;
za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiadają:
(ii) Inspektor Ochrony Danych, jeżeli został powołany;
za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są:
(iii) Jednostka;
(iv) wszyscy członkowie personelu.
Jednostka powinna też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów Jednostki z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Jednostkę.
4. Skróty i definicje:
5. Ochrona danych osobowych – zasady ogólne
5.1. Filary ochrony danych osobowych:
(1) Legalność − Jednostka dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
(2) Bezpieczeństwo − Jednostka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie.
(3) Prawa osoby, której dane są przetwarzane – Jednostka umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
(4) Rozliczalność − Jednostka dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.
5.2. Zasady ochrony danych
Jednostka przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
(1) w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
(2) rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
(3) w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
(4) w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
(5) nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
(6) z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
(7) nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
(8) zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
5.3. System ochrony danych
System ochrony danych osobowych w Jednostce składa się z następujących elementów:
1) Inwentaryzacja danych. Jednostka dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Jednostce, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
a) przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych” (dane wrażliwe);
b) przypadków przetwarzania danych osób, których Jednostka nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane);
c) przypadków przetwarzania danych dzieci;
d) profilowania;
e) współadministrowania danymi.
2) Rejestr. Jednostka opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Jednostce Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Jednostce.
3) Podstawy prawne. Jednostka zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
a) utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
b) inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Jednostka przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
4) Obsługa praw jednostki. Jednostka spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
a) Obowiązki informacyjne. Jednostka przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków.
b) Możliwość wykonania żądań. Jednostka weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.
c) Obsługa żądań. Jednostka zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane.
d) Zawiadamianie o naruszeniach. Jednostka stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
5) Minimalizacja. Jednostka posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:
a) zasady zarządzania adekwatnością danych;
b) zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
c) zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności;
6) Bezpieczeństwo. Jednostka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
a) przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
b) przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
c) dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
d) posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
e) stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami.
7) Przetwarzający. Jednostka posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Jednostki, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
8) Eksport danych. Jednostka posiada zasady weryfikacji, czy Jednostka nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
9) Privacy by design. Jednostka zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Jednostka uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.
10) Przetwarzanie transgraniczne. Jednostka posiada zasady weryfikacji, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO.
6. Inwentaryzacja
6.1. Dane wrażliwe
Jednostka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych wrażliwych, Jednostka postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.
6.2. Dane niezidentyfikowane
Jednostka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.
6.3. Współadministrowanie
Jednostka identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.
7. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych
7.1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.
7.2. Jednostka prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe, jeżeli uzna to za konieczne. Niestosowanie rejestru jest możliwe po dokonaniu analizy konieczności jego przeprowadzenia.
7.3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Jednostce rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
7.4. W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Jednostka uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Jednostka odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Jednostki, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
7.5. Wzór Rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Jednostka rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej
8. Podstawy przetwarzania
8.1. Jednostka dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
8.2. Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel Jednostka) Jednostka dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując na kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując na konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.
8.3. Jednostka wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).
9. Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych
9.1.Jednostka dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
9.2. Jednostka ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej Jednostki informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Jednostce, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu z Jednostką w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp.
9.3. Jednostka dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
9.4. Jednostka wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
9.5. Jednostka dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
10. Obowiązki informacyjne
10.1. Jednostka określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
10.2. Jednostka informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
10.3. Jednostka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
10.4. Jednostka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
10.5. Jednostka określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
10.6. Jednostka informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
10.7. Jednostka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
10.8. Jednostka informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
10.9. Jednostka informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
10.10. Jednostka bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
11. Żądania osób
11.1. Prawa osób trzecich.
Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Jednostka wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Jednostka może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
11.2. Nieprzetwarzanie.
Jednostka informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
11.3. Odmowa.
Jednostka informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
11.4. Dostęp do danych.
Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Jednostka informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Jednostka nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
11.5. Kopie danych.
Na żądanie Jednostka wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Jednostka wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi żądania wydania kopii danych.
11.6. Sprostowanie danych.
Jednostka dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Jednostka ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Jednostka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.7. Uzupełnienie danych.
Jednostka uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Jednostka ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Jednostka nie musi przetwarzać danych, które są Jednostce zbędne). Jednostka może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Jednostkę procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
11.8. Usunięcie danych. Na żądanie osoby, Jednostka usuwa dane, gdy:
(1) dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
(2) zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
(3) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
(4) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
(5) konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
(6) żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).
Jednostka określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.
Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Jednostkę, Jednostka podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.
W przypadku usunięcia danych Jednostka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.9. Ograniczenie przetwarzania. Jednostka dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
a) osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) Jednostka nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
d) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Jednostki zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania Jednostka przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.
Jednostka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Jednostka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.10. Przenoszenie danych.
Na żądanie osoby Jednostka wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Jednostce, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Jednostki.
11.11. Sprzeciw w szczególnej sytuacji.
Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Jednostkę w oparciu o uzasadniony interes Jednostki lub o powierzone Jednostce zadanie w interesie publicznym, Jednostka uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Jednostki ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
12. MINIMALIZACJA
Jednostka dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania danych.
12.1. Minimalizacja zakresu
Jednostka zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.
Jednostka dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na dwa lata.
Jednostka przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).
12.2. Minimalizacja dostępu
Jednostka stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).
Jednostka stosuje kontrolę dostępu fizycznego.
Jednostka dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.
Jednostka dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.
13. BEZPIECZEŃSTWO
Jednostka zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Jednostkę.
13.1. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa
Jednostka przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:
(1) Jednostka zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
(2) Jednostka kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.
(3) Jednostka przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Jednostka analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
(4) Jednostka ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Jednostka ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście jak:
(i) pseudonimizacja,
(ii) szyfrowanie danych osobowych,
(iii) inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
(iv) środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
13.2. Oceny skutków dla ochrony danych
Jednostka dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.
13.3. Środki bezpieczeństwa
Jednostka stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.
Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Jednostka i są bliżej opisane w dokumentach przyjętych przez Jednostkę dla tych obszarów.
13.4. Zgłaszanie naruszeń
Jednostka stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
14. PRZETWARZAJĄCY
Jednostka posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Jednostki opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Jednostce.
Jednostka przyjęła minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące.
Jednostka rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z Zasad powierzenia danych osobowych.
15. EKSPORT DANYCH
Jednostka rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia).
16. PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI
Jednostka zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.
W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Jednostkę odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.
17. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
17.1. Polityka wchodzi w życie w dniu 25 maja 2018 r.
17.2. Zmiany Polityki wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich ogłoszenia.
